
Любая задача должна быть выполнена. Ошибки при ее выполнении могут привести к плачевным последствиям. Но эти ошибки не всегда исходят от исполнителя.
Для примера, в любой крупной компании со временем начинается «не официальная» корпоративная война. Отделы сражаются за бонусы в виде бюджетов, полномочий, зоны ответственности и т.д.
В процессе этой борьбы может начаться перекладывание задач между отделами. Каждый видит решение по-своему, считает, что выполнять ее должен другой отдел и т.д.
В итоге нет четкого ТЗ, инструкций по выполнению, прочее. Она кое-как выполняется и хорошо, если все сложится удачно.
В небольших компаниях все в корне иначе. Здесь все еще сохраняется командный дух, стремление к общей цели и т.д. В потоке этого оптимизма ответственные за постановку задач могут что-то недосмотреть, а исполнитель на автомате начнет ее выполнять.
Тайм-менеджмент в постановке задач
Многозадачность стала нормой современного бизнеса. Новые задачи прилетают в процессе выполнения текущих и это нормально. Но их нужно выполнять. Делаем следующее:
- Все задачи должны фиксироваться в CRM-системе;
- Определяемся с объемом работы;
- Решаем, что, когда и в какой последовательности будет выполняться;
- Сверяемся с текущими задачами и пытаемся определить время, чтобы уложиться в дедлайн; Если в указанные сроки вложиться не получается, нужно через налаженные механизмы (создать — если нету) вернуть задачу вышестоящему с обоснованием и просьбой пересмотреть сроки.
- Если вы ответственны за несколько отделов, разбиваем ее на подзадачи и рассылаем нижестоящим сотрудникам с просьбой в короткие сроки определиться с временем выполнения. Это нужно для контроля;
- Если вы конечный исполнитель — делаете все тоже самое, что описано выше: планируем время и прикидываем возможность уложиться в дедлайн. Возвращаем результат вышестоящему.
Собственно и все
Причины возврата задачи на «пересмотр» времени
Новый проект, новые технологии и прочее. Крайним сделают вас, поэтому важно оперативно оценить свои возможности и сообщить руководителю, что времени нужно больше:
- изучить ТЗ;
- изучить справочную информацию;
- найти подрядчика;
- закупить оборудование;
- согласовать с гос. органами документацию;
- подписать договора;
- и многое другое;
Вывод
В бизнесе важно не столько выполнение в срок, сколько обратная связь. Если сроки не стыкуются и заказчик узнает об этом за день-два до дедлайна — будет беда. Это репутация.
Если заранее согласовать одну-две недели для подготовки проекта и ТЗ во времени с возможностью корректировки времени на ключевых этапах, заказчик будет более лоялен к вам. Он видит, что работа ведется, видит, что вроде бы все ок и периодические сдвиги по срокам сможет принять лояльнее.
Добавить комментарий