Как правильно ставить и принимать задачи?

Подпишись на наш Telegram и будь в курсе всех новых публикаций

Для примера, в любой крупной компании со временем начинается «не официальная» корпоративная война. Отделы сражаются за бонусы в виде бюджетов, полномочий, зоны ответственности и т.д.

В процессе этой борьбы может начаться перекладывание задач между отделами. Каждый видит решение по-своему, считает, что выполнять ее должен другой отдел и т.д.

В итоге нет четкого ТЗ, инструкций по выполнению, прочее. Она кое-как выполняется и хорошо, если все сложится удачно. 

В небольших компаниях все в корне иначе. Здесь все еще сохраняется командный дух, стремление к общей цели и т.д. В потоке этого оптимизма ответственные за постановку задач могут что-то недосмотреть, а исполнитель на автомате начнет ее выполнять. 

Тайм-менеджмент в постановке задач

Многозадачность стала нормой современного бизнеса. Новые задачи прилетают в процессе выполнения текущих и это нормально. Но их нужно выполнять. Делаем следующее:

• Все задачи должны фиксироваться в CRM-системе;
• Определяемся с объемом работы;
• Решаем, что, когда и в какой последовательности будет выполняться;
• Сверяемся с текущими задачами и пытаемся определить время, чтобы уложиться в дедлайн; Если в указанные сроки вложиться не получается, нужно через налаженные механизмы (создать — если нету) вернуть задачу вышестоящему с обоснованием и просьбой пересмотреть сроки.
• Если вы ответственны за несколько отделов, разбиваем ее на подзадачи и рассылаем нижестоящим сотрудникам с просьбой в короткие сроки определиться с временем выполнения. Это нужно для контроля;
• Если вы конечный исполнитель —  делаете все тоже самое, что описано выше: планируем время и прикидываем возможность уложиться в дедлайн. Возвращаем результат вышестоящему.

Собственно и все

Причины возврата задачи на «пересмотр» времени

Новый проект, новые технологии и прочее. Крайним сделают вас, поэтому важно оперативно оценить свои возможности и сообщить руководителю, что времени нужно больше:

• изучить ТЗ;
• изучить справочную информацию;
• найти подрядчика;
• закупить оборудование;
• согласовать с гос. органами документацию;
• подписать договора;
• и многое другое;  

Вывод

В бизнесе важно не столько выполнение в срок, сколько обратная связь. Если сроки не стыкуются и заказчик узнает об этом за день-два до дедлайна — будет беда. Это репутация.

Если заранее согласовать одну-две недели для подготовки проекта и ТЗ во времени с возможностью корректировки времени на ключевых этапах, заказчик будет более лоялен к вам. Он видит, что работа ведется, видит, что вроде бы все ок и периодические сдвиги по срокам сможет принять лояльнее.